⚠️台風10号の影響およびハイブリッド開催について（8月29日）
8月29日時点の台風予測では、少なくとも開催2日目(09/03)までは北海道に上陸する可能性は高くありません。そのため、現時点では、ランチョンセミナー、エクスカーション、懇親会を含めて当初のすべてのプログラムを現地開催する予定です（今後の状況に応じて変更する場合はあります）。 ただし、道外からの移動には影響があることが予想されるため、現地参加が難しい方に向けて、Zoomを利用したオンライン参加の環境を提供します。オンライン参加費は、現地参加と同等とします。そのため、参加費の減額や払い戻しはいたしません。発表は、以下の形態で行う予定です。
■ 口頭発表
一般口頭発表、招待講演、特選セッションを、Zoomを用いてハイブリッドで行います。現地発表者は、発表時にZoomに接続していただきます。一般口頭セッションは3パラレルセッションのため、ブレイクアウトルームを利用します。
■ デモ・ポスター発表
Zoomを用いてハイブリッドで行います。詳細は未確定ですが、以下の形式を検討しています（変更となる可能性もあります）。
現地発表者は、現地で発表を行って頂きます。
オンライン発表者は、発表ごとにブレイクアウトルームが割り当てられ、ブレイクアウトルーム入室者へ発表を行って頂きます。オンライン発表者が少数の場合は、オンライン発表者の本来のブースにPCを設置して、現地と発表者が対話できる環境を用意したいと思います(多数の場合は断念させていただきます)。
また、委員が現地およびオンラインのすべての発表を巡回するツアーを実施し、その様子をZoomにて配信します。
■ 全発表者へのお願い
現地発表/オンライン発表の発表形態調査をGoogleスプレッドシートにて行いますので、発表種別にかかわらずすべての発表者は 08/31(土) までにご回答よろしくお願いいたします。詳細は参加者Slackにてご確認をお願いします。
■ オンライン参加予定の方へ
以下のGoogleフォームよりオンライン参加登録をお願いいたします。08/31(土)入力締切とします。ただし状況は変化しますので、締切後にオンライン参加登録を行ったり、オンライン参加登録後に現地参加に変更となっても構いません。
■ 懇親会の参加をキャンセルされる方へ
返金手続きを行いますので、参加者Slackの #懇親会 チャンネル または ec2024@entcomp.org にて09/01(日)までにお知らせください。
オンライン参加用のZoomアドレスは、参加者Slackおよび参加者向けページ(Notion)にてお知らせします。参加者Slackの招待リンクは、参加申込時の「Entertainment Computing 2024（EC2024） 参加章引換券」という件名のメール内に記載された「EC2024参加者向けページ(Notion)」のリンク先に記載されています。
今後も、状況の変化に応じて連絡いたしますので、参加者Slackをなるべくこまめにご確認ください。
⚠️台風10号の影響について（8月27日）
台風10号が日本に上陸しEC2024への開催および参加に影響を及ぼす恐れがあります。8月27日現時点では、台風の進路が定まっていないため、通常通り学会を開催する計画でおります。ただし、天候状況および交通状況によっては、セッション構成の再構築を行ったり、セッションをオンラインやハイブリッドに置き換えるなど、内容や開催形態を変更する可能性があります。
参加者の皆さまにおかれましては、現地開催を想定して引き続き準備をお進めください。最新の情報については、Webサイトおよび参加者専用のSlackでお知らせいたしますので、適宜ご確認ください。8月30日(金)までには次の案内をお知らせいたします。
なお、デモ機材の輸送後に現地参加ができなくなった場合、運営委員にて着払いにて返送の手続きを承ります。